eHR路在脚下——上海贝尔阿尔卡特人力资源运营团队

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从人力资源运营团队组建以来, eHR (人力资源管理电子化)始终担负着提高人力资源管理效力和效率的重任。“人力资源的工作就是e化和文化。”早在2003年年底的一次人力资源部每月管理例会上，现任人力资源运营总监叶阿次就振臂高呼，“e化是我们的发展方向，文化是我们的最终目标。”
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　　众所周知，eHR也是近些年冒出来的新名词，作为一个新生事务业界将其视为当今人力资源管理的重大突破口，但真正谈及如何才能实现eHR时，大家又一片茫然，在没有先驱者的经验可以借鉴的情况下，人力资源运营团队开始了eHR的探索之路。“要听听员工的想法和心声”，在2003年末的员工满意度调查中，在对人力资源信息系统发展提出的建设性意见中，不少员工都提出希望能够实现无纸化的办公模式。员工的意见就是我们工作的方向和源动力，一场轰轰烈烈的eHR变革从那时就拉开了序幕。

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劳动合同续签不再是难事

　　“在没有电子合同续签系统之前，未能按时签订劳动合同而经常收到员工的抱怨。”人事管理经理钱咏松回忆起往事时总是这样念叨。的确，在合同即将到期而迟迟没有收到续签劳动合同的通知，将会严重影响到这段时间员工工作的积极性。加之劳动合同的续签直接关系到人头预算和绩效改进计划，因此需要员工主管、派驻人力资源经理、部门领导和其它相关人员的共同参与。尤其对于分公司员工，既需要征求分公司总经理的意见，同时又需要得到大客户部领导的认可，在电子合同续签系统使用前，一份合同续签的签字表往往需要被传真好几次。纸面的传真造成保密信息无法保密，签字的审批表在传递过程中容易被丢失，整个签字流程需要持续较长时间，造成员工无法即时续签劳动合同。
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　　“劳动合同续签系统真的为我们做了一件大实事啊！”营销平台的人力资源总监张敏这样称赞道，“我们的派驻人力资源经理再也不需要整天站在传真机旁发传真和收传真了。”为了适应不同部门对于劳动合同续签的不同需求，员工劳动合同续签系统坚持不断改进，来切合由于组织结构变动和部门实际需求而产生的变化。
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　　现在当员工在自己劳动合同到期前收到人力资源部发出的续签劳动合同的电子邮件或收到分公司行政的主动通知时，都会体会到eHR给员工带来的便利和人力资源运营平台同事付出的辛勤劳动。

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员工满意度第一
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　　“真没想到，年复一年，月复一月做着同样的工作，今年的员工满意度阿拉能排第一！”薪资发放经理张庆感悟道，“是我们改变了工作方式，使得在考勤、‘四金’办理和薪资发放上员工得到了更便捷的服务。”

　　早在人力资源信息系统刚建立的初期，人力资源部就提供了员工薪资发放网上自助查询，自此纸面的工资条不复存在了，员工也开始接收这种电子化的模式并体验到了人力资源管理信息化带来的实惠。
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" |6 o/ L5 Q' u- Q/ A( e　　加班申请与审批系统不但方便了员工填写加班申请和结算加班费，同时为研发项目成本统计提供了强有力的支撑。“以前手工进行研发人员的加班成本统计很难核对准确，电子加班系统，一切都变得简单而准确了。”首席技术官办公室的吴臻是这样称赞电子加班系统给她带来的甜头的。
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( [' {6 c% L; u0 F7 B# C8 y' ~　　休假申请与审批系统使得十多种不同休假类型的申请和管理变得轻而易举，休假与加班系统之间的互通，使得员工能够方便地将双休日加班换算成调休，在休假系统中使用。

　　近年来员工的经济能力随着公司的发展得到了明显的提高，加之这两年上海楼市的不断升温，员工购房、购车的数量不断增加，员工对于个人收入证明的需求量一直居高不下，以前手工填写的收入证明已经不能应对如此大量需求，同时无法避免人工计算的差错。自从员工自助收入证明系统正式投入使用后，员工只需要轻点鼠标即可申请个人收入证明，人力资源部通过电子邮件通知员工来领取，员工再也不会由于负责收入证明的人力资源部员工不在位子上而白跑一趟了。
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　　这两年公司新进员工不少，但大部分新员工对自己的“四金”办理手续和缴纳情况都不清楚，怎么办？每天那么多的咨询电话和电子邮件，难免忽视了少数员工，造成不良影响。为什么不能改变一下工作方式呢？利用eHR的优势，在人力资源部网站上开通了新员工“四金”状态查询与跟踪并且将新员工当前所出整个办理流程中的哪一个状态都清除的标识出来，告知员工当前状态所需提交的材料，对于可以在线提交的信息员工可以在网站上直接递交。如此一来，随着电话的逐渐减少，员工的抱怨也慢慢少了起来，eHR的优势得到了淋漓尽致的体现。
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9 }: ]5 s% _$ O" H　　沟通平台，联系你我他

　　人力资源部一直对于自身与员工之间的沟通和员工与员工之间的横向交流尤为关注。以前苦于没有这样的一个平台让大家进行知识共享和有效沟通，但人力资源部员工沟通团队一直在努力营造这样的一个环境，起初利用Outlook中的公用文件夹来分享信息，但Notes的员工无法访问成为其致命的弱点。

　　直到人力资源部沟通平台的诞生才真正搭建起员工与人力资源部,员工与员工之间沟通的桥梁。在这里你可以倾听员工的心声，解释人力资源的政策，交流最新的产品和技术，发布求购、出租或转让的信息。为了规范沟通平台的管理，我们制定了人力资源沟通平台管理规定，并且在每个版块设有一到两名版主来负责版块内部帖子的管理。此外，在平台内部专设了员工奖惩栏目和员工沟通信箱，明确了公司鼓励和反对的行为，拉近了员工与人力资源部之间的距离。“在沟通平台上既有员工对于公司发展提出的许多宝贵意见和想法，又有员工之间相互帮助和资源共享，这就是我们想为公司和员工营造的一个环境。”员工沟通经理冯林是这么评价沟通平台所起的作用的。

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签证中心+eHR=事半功倍

, \, A: M3 A& I6 t' ^, B" J　　“eHR为我们搭建了信息发布的平台－签证中心专题网站，为员工提供了一站式的出国服务。”签证中心经理何冰夷告诉我们，由于这两年公司加大了对海外市场拓展的步伐，出国签证的需求量逐年递增，加之各国签证的要求不断发生变化，造成员工与签证中心之间信息不对称。为了彻底改变这一状况，在企业传播部的配合下人力资源运营签证中心在一年前建立了自己的专题网站，自此所有最新与出国相关的信息在签证中心网站上员工都可以很方便的找到。此外，对于签证量比较大的比利时，签证的办理需要提供额外的三方协议书，协议书中的信息来自于员工的各个方面，填写复杂。现在类似这些问题，大家都会第一时间想到利用eHR来解决。事实证明，在人力资源部网站上设立的自助开具比利时三方协议的应用充分利用了人力资源信息系统中现有的资源组织协议所需要的信息，使得三方协议不再成为阻碍申请比利时签证的绊脚石。

　　eHR的发展和推动离不开公司高层的重视和关注。在去年马杰执行副总裁与人力资源部同事进行座谈以及参加人力资源运营经理级会议时多次强调，“要保持公司人力资源信息系统在阿尔卡特集团内部的领先地位，发挥eHR的优势，对于目前效率低、员工满意度差的流程要先e化。”人力资源副总裁康武平在与人力资源运营的同事谈心时时常鼓励大家，“eHR改变了员工和从事人力资源工作的同事的工作模式”。部门领导对于eHR充分的认识和肯定给了团队最好的激励，2004年以来eHR始终列为人力资源部年度工作的十项重大事实之一。
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　　自从2004年初组建人力资源运营团队到现在，eHR一直伴随着这个年轻充满激情的队伍一起成长。在2004年末的员工满意度调查中人力资源运营团队所取得的成绩得到了广大员工的认可，这也是对eHR最好的肯定和褒奖。
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　　成绩只能说明过去，eHR的路还很长。负责人力资源信息系统的王博艺是这样看待eHR在上海贝尔阿尔卡特的发展的，“虽然，eHR已经有了属于自己的舞台，即使eHR已经给我们带来了许许多多的故事和惊喜。但eHR的发展没有尽头，我们下一步的目标是要打造为员工提供一站式服务的人力资源门户，进一步提高人力资源运营的效力和效率。”
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　　我们有为之奋斗的目标，我们有精诚合作的团队，我们有锐意进取的决心和勇气，eHR之路无限宽广，充满希望。

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　　上海贝尔阿尔卡特股份有限公司(简称上海贝尔阿尔卡特)是一家外商投资股份制企业。1984年,中比合资的上海贝尔有限公司成立，属于中国第一批中外合资企业，是中央企业工委直接管理的国家重要骨干企业之一。 2002年5月28日，中国通信行业的第一家外商投资股份制公司上海贝尔阿尔卡特股份有限公司正式成立。其中阿尔卡特持有50%+1的股份，中方股东持有50%-1的股份。公司总注册资本1.2亿美元，现有员工近8000人。

　　2001年，上海贝尔和上海阿尔卡特先后分别实施上海嘉扬PowerHR2000人力资源管理系统。4年来，上海贝尔阿尔卡特历经多次重大组织变革，嘉扬PowerHR2000人力资源管理系统平台见证了每一次人力资源管理的变革，通过PowerHR2000系统强大的二次开发能力及其所具备的学习能力，并不断融入了贝尔阿尔卡特众多HR的心智，使得上海贝尔阿尔卡特eHR之路越走越宽。

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人力资源部薪资发放经理-张庆
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　　eHR的推行和完善对于提高薪酬管理的效率有不可估量的帮助。从年度的"员工满意度调查"可以得知,广大员工对使用e化的薪酬管理系统予以充分肯定。在这其中,并不是说薪酬管理做了很大的改进,而是通过eHR改进了一些流程和操作，比如员工自助办理收入证明、自助查询薪酬福利信息等等。这些都是员工所期待的,做到了员工心坎里。对于薪酬管理的工作人员来讲,eHR的推行极大地减轻了重复劳动的工作强度,同时还增强了大家的工作技能。eHR的推行是一个螺旋式上升的过程,还必须根据业务与时俱进、不断完善。而薪酬管理工作的性质决定了这部分e系统必须有专人随时支持。在目前SOX的背景下,我们希望能够得到一如既往的支持。

　　人力资源部签证中心经理-何冰夷
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　　eHR不但提高了我们签证中心的工作效率，增强了工作的准确性，而且在很大程度上提高了员工对我们工作的满意度。例如，现在我们把各国签证要求挂在网上并及时更新，员工可以自行查询；还有部分员工出访比利时，需要办理工作许可证，部分材料可以在网上自动生成。目前，CTO正在为我们开发一套借助eHR系统上的e-PR电子借款和核销系统(国外出差申请)，该系统在更好地应用于外事管理的同时，可以实现网上审批，有助于员工、部门和财务的信息沟通。这套系统投入运行的话，员工出国申请、护照签证信息沟通、领取外汇、领导审核等工作都将变得非常便捷。所以eHR不仅为我们人力资源部的工作人员带来了便利，更多的是为整个公司的员工带来了实惠。希望eHR以后给予我们更多的支持。

( b: _! F7 z; H) Q　　人力资源部人事管理经理-钱咏松
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　　效率、满意度是我们追求的目标，eHR变革为我们实现目标提供了更好的工具。原来经常听到的抱怨：文件柜又不够用了！传真件没有收到？！每天花很多时间在重复例行性的文书事务和简单的收发文件，但忙的却不是最重要的工作，为什么明明知道有更好的、更有系统更有效率的工作方式，却还是用“土法炼钢”、“劳力密集”的方式解决眼前的问题？现在我们在考虑任何流程和问题时首先想到的就是是否可以通过eHR实现，可以让我们的流程更快捷更方便。虽然eHR系统中数据还是需要人员花精力维护输入，但数据信息的利用率大大提高了，工作效率大大提高了，用20%的时间，就能完成原来80%的工作！衷心希望eHR之路越走越宽、越走越好。